Gagnez du temps et réduisez vos coûts grâce à une gestion documentaire boostée par l’IA
Gestion Électronique des Documents: Les Outils GED et d’Archivage Électronique Pensée Pour les Entreprises Exigeantes
Avec Doc.SERIES, entrez dans une nouvelle ère de la gestion documentaire. Définition : la gestion électronique des documents (GED) désigne l’ensemble des processus et outils permettant d’acquérir, d’indexer, de stocker, de diffuser et de gérer les documents numériques au sein d’une organisation. En anglais, la gestion électronique des documents se traduit par ‘electronic document management’ (EDM) ou ‘document management system’ (DMS). Notre plateforme modulaire et agile propose une solution clé en main de gestion electronique de documents, optimisant le traitement de tous vos documents – qu’il s’agisse de photocopies, de fichiers numériques, d’impressions ou d’archives. Fini les pertes de temps liées à la recherche et au classement manuel : grâce à sa technologie d’Intelligence Artificielle intégrée, Doc.SERIES sait reconnaître automatiquement chaque type de document, organiser vos contenus, et même vous permettre de dialoguer avec eux via chatAI. Cette solution d’electronic document management facilite la transformation numérique et la dématérialisation de vos processus documentaires.
Plus de 1000 clients satisfaits ⭐⭐⭐⭐⭐
Gagnez en efficacité avec Doc.SERIES
Classement intelligent automatisé
Grâce à l’intelligence artificielle, Doc.SERIES reconnaît et catégorise automatiquement vos documents numériques, facilitant leur archivage électronique et leur traitement.
Recherche ultra-rapide
Trouvez instantanément le bon fichier grâce à un moteur de recherche GED performant, conçu pour les environnements professionnels exigeants. La recherche peut se faire par mot clé, et l’indexation par mots clés facilite les recherches avancées. Ces fonctionnalités permettent d’effectuer des recherches rapides et précises grâce à l’utilisation de mots clés.
chatAI intégré
Interagissez directement avec vos documents via chatAI : posez vos questions en langage naturel et accédez immédiatement aux informations pertinentes.
Workflows personnalisés et circulation automatisée
Modélisez vos processus métiers et automatisez la distribution des documents selon vos règles internes, pour une gestion fluide et conforme. Les workflows assurent que chaque document est acheminé automatiquement vers sa destination appropriée au sein de l’organisation, garantissant ainsi un traitement optimal et sécurisé.
Plus de 1000 entreprises nous font confiance pour la gestion de leurs documents.
Réduire significativement les coûts liés au traitement et à l’archivage
Les solutions Doc.SERIES renforcent la sécurité de l’information, améliorent la productivité de vos équipes et permettent de réduire significativement les coûts liés au traitement et à l’archivage électronique des documents. Il est essentiel de maîtriser le coût global de la gestion documentaire en misant sur la dématérialisation et l’automatisation, afin d’optimiser le retour sur investissement et de mieux contrôler les dépenses associées à la conservation et à la gestion des flux documentaires. Grâce à une gestion documentaire automatisée, vous gagnez du temps, limitez les erreurs et optimisez chaque étape du cycle de vie de vos documents professionnels.
Centralisez, digitalisez et automatisez l’ensemble de vos processus
Doc.SERIES propose des solutions modulaires adaptées à tous les services de votre organisation – comptabilité, RH, juridique ou administratif – pour vous affranchir des tâches manuelles liées au traitement des documents. Grâce à une gestion documentaire intelligente, vous centralisez, digitalisez et automatisez l’ensemble de vos processus, en toute simplicité.
Nos solutions pour optimiser la gestion de vos documents
Gestion éléctronique des factures fournisseurs
Gestion électronique du courrier
Gestion éléctronique des dossiers clients
Gestion électronique des dossiers Ressources Humaines
Gestion électronique des dossiers généraux
Gestion éléctronique des contrats
Nos produits pour la gestion électronique de documents
Doc.Series vous proposent une gamme complète de logiciels dédiés à la gestion électronique de documents, répondant aux besoins d’automatisation, de centralisation et de sécurisation des flux d’informations.
Les solutions vont du scannage des documents papiers avec reconnaissance automatique de l’information à la consultation des documents depuis votre smartphone. En passant par les Workflows de validation, signature à valeur probante, partage interne ou externe des documents, traçabilité, gestion des versions, gestion des documents éditiques, gestion des documents numérisés.
Doc.ECM
Doc.ECM permet une gestion parfaite de l’ensemble de vos documents. Parmi ses principales fonctions, le module propose la reconnaissance automatique des documents, la recherche en plein texte, la gestion des workflows, ainsi que des outils de collaboration avancés. La solution vous permet d’optimiser vos processus documentaires, de gérer la distribution ainsi que le cycle de vie du document tout en traitant l’ensemble des aspects collaboratifs de l’information et en gérant de manière précise les droits d’accès et la confidentialité.
Doc.Capture
Doc.Capture automatise et accélère les processus de numérisation. La solution permet de séparer les documents, de reconnaître les champs automatiquement et d’exporter les documents en PDF avec la recherche à l’intérieur des documents. La solution se couple à différentes solutions du marché.
Doc.Desktop
Doc.Desktop permet depuis le bureau de Windows, par un simple « glisser/déposer » de manière individuelle ou en masse d’envoyer directement vos documents en GED (Gestion électronique des documents). Il vous permet la fusion des documents et la conversion des fichiers en PDF et PDF/A ou bien les envoyer dans leur format natif. Les documents peuvent ainsi être envoyés ou conservés dans la forme la plus adaptée aux besoins des utilisateurs, facilitant leur exploitation et leur diffusion.
Doc.Office
Doc.Office permet depuis vos applications MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) d’indexer de manière automatique vos documents en se basant sur ses propriétés ou sur les informations des formulaires Word et ensuite les envoyer vers la GED. La solution permet de fusionner et convertir les documents en fichiers en PDF/A ou de les laisser dans leur format natif.
Doc.Mobility
Doc.Mobility est une application pour smartphone (iOS et Android) permettant de vous connecter depuis votre appareil mobile à votre gestion électronique de documents pour consulter, valider, commenter, signer, etc. vos documents. Ce module vous permet de travailler confortablement en itinérance. De plus, l’application Doc.Mobility est disponible en plusieurs langues afin de répondre aux besoins d’une clientèle internationale.
Doc.Convert
La solution permet aux entreprises de convertir les fichiers dans le format voulu. Cette solution vous permet de faire des traitements de masse de quelques centaines de documents à plusieurs millions de documents ainsi que des traitements unitaires. Vous pourrez ainsi convertir vos fichiers images en PDF et PDF/A fulltext.
Doc.Import
Classement automatique de vos documents à partir de répertoires Windows surveillés. Permet la reprise des données ou insertion des documents en masse, depuis des répertoires, système de stockage et/ou des fichiers xml, csv.
Doc.VPrinter
Doc.VPrinter est une imprimante virtuelle qui permet de capturer vos flux d’impressions pour ensuite les insérer directement en GED suite à une indexation automatique ou manuelle. Les documents sont océrisé et transformé en document PDF avec la norme d’archivage PDF/A.
Connecteur
Intégration
Le cycle de vie des documents : de la création à l’archivage
Dans toute organisation, la gestion électronique de documents (GED) s’appuie sur un cycle de vie structuré, garantissant la maîtrise et la sécurité des informations à chaque étape. Dès la création d’un document, la GED permet d’automatiser son classement, d’assurer sa révision collaborative, puis de faciliter son approbation et sa diffusion auprès des membres concernés. Grâce à des fonctionnalités avancées, chaque document suit un processus défini, limitant les erreurs et optimisant la circulation de l’information.
La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents simplifie considérablement ces processus. Les systèmes de GED offrent des outils performants pour la numérisation, l’indexation, le stockage sécurisé et la recherche rapide des documents. Le classement intelligent, basé sur des métadonnées, permet de retrouver instantanément l’information recherchée, tout en assurant la traçabilité et la conformité des flux documentaires. Enfin, l’archivage électronique garantit la conservation des documents selon les règles en vigueur, tout en maîtrisant les coûts liés au stockage et à la gestion manuelle. Ainsi, chaque étape du cycle de vie documentaire est optimisée, pour une gestion fluide, sécurisée et économique au sein de l’organisation.
Sécurité et conformité : protégez vos données sensibles
La sécurité des documents et la conformité réglementaire sont au cœur des préoccupations des entreprises modernes. Une solution de gestion électronique de documents (GED) performante doit intégrer des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que l’authentification forte des utilisateurs, la gestion fine des droits d’accès, le chiffrement des données et la sauvegarde régulière des informations. Ces dispositifs protègent les documents contre les accès non autorisés, les pertes accidentelles et les risques de cyberattaques.
La mise en place de règles strictes de gestion documentaire et de procédures de sécurité permet également de garantir la conformité aux normes en vigueur, telles que le RGPD ou les standards sectoriels. Un système de GED conforme assure la traçabilité des actions, l’intégrité des documents et le respect des durées légales de conservation. En adoptant une solution adaptée, les entreprises sécurisent leurs données sensibles, réduisent les risques et renforcent la confiance de leurs clients et partenaires.
Les tendances en matière de GED : innovation et avenir
Le secteur de la gestion documentaire connaît une transformation rapide, portée par l’innovation technologique. Les solutions de GED évoluent vers des plateformes cloud, offrant une accessibilité accrue, une scalabilité sur mesure et une réduction des coûts d’infrastructure. L’intégration de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique permet d’automatiser le traitement des documents, d’améliorer la reconnaissance des contenus et d’optimiser les processus métier.
La mobilité est également au cœur des nouvelles attentes, avec des applications de gestion électronique de documents accessibles sur smartphone et tablette, favorisant le travail collaboratif à distance. Par ailleurs, l’Internet des objets (IoT) et la réalité augmentée ouvrent de nouvelles perspectives pour la gestion et la diffusion des informations au sein des organisations. En restant à l’écoute de ces tendances, les entreprises peuvent renforcer leur productivité, améliorer la sécurité de leurs données et maîtriser leurs coûts, tout en offrant à leurs équipes des outils de collaboration innovants et performants.
Accompagnement et formation : réussir votre projet GED
La réussite d’un projet de gestion électronique de documents repose sur un accompagnement personnalisé et une formation adaptée des équipes. Dès la phase de mise en place, il est essentiel de définir clairement les processus, de configurer le système selon les besoins de l’organisation et d’assurer une migration fluide des documents existants. Un accompagnement sur mesure permet de lever les freins au changement et de garantir une adoption rapide de la solution.
La formation des collaborateurs est un levier clé pour exploiter pleinement les fonctionnalités du système GED. Des sessions pratiques, des ateliers interactifs et un support continu permettent aux équipes de maîtriser les outils, d’optimiser leur productivité et de réduire les coûts liés à la gestion documentaire. En investissant dans l’accompagnement et la formation, les entreprises s’assurent une gestion efficace de leurs documents, une meilleure organisation interne et une valorisation durable de leurs ressources informationnelles.
Prêt à simplifier la gestion de vos documents ?
Pourquoi la gestion électronique des documents est aujourd’hui un levier stratégique pour les entreprises ?
La gestion électronique des documents (GED) est bien plus qu’un simple outil informatique : c’est un véritable document management system, conçu pour permettre à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité, de structurer, centraliser, traiter et diffuser l’ensemble de ses documents professionnels de manière fluide, collaborative et sécurisée. La GED s’inscrit ainsi dans une démarche globale de dématérialisation des processus documentaires, essentielle à la transformation numérique des organisations.
Grâce à la mise en place d’une solution comme Doc.SERIES, votre organisation peut automatiser les flux documentaires, améliorer la productivité des collaborateurs, renforcer la sécurité des informations, tout en réduisant les erreurs et en respectant les normes en vigueur.
Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique des documents (GED) ?
La gestion documentaire électronique consiste à dématérialiser, classer, indexer, stocker et partager des documents numériques (courriers, contrats, e-mails, factures, fiches RH, etc.) via une plateforme logicielle unique. Ce système repose sur un procédé structuré comprenant l’acquisition, l’indexation, le stockage et la diffusion des informations, garantissant ainsi une gestion efficace et méthodique des documents numériques. Il prend en charge la totalité du cycle de vie du document – de sa création à son archivage électronique – et intègre les notions de droits d’accès, de versioning, de traçabilité et de conformité légale.
Une solution de GED efficace va bien au-delà du simple stockage : elle automatise les processus de validation, sécurise les flux d’information, contrôle les accès selon les rôles, et permet une collaboration structurée au sein de l’entreprise.
Les bénéfices concrets de la gestion électronique pour votre structure
Mettre en œuvre un logiciel GED dans votre organisation présente de nombreux avantages opérationnels et stratégiques.
Amélioration de la productivité : vos équipes gagnent un temps considérable grâce à la recherche documentaire instantanée, à l’indexation automatique, et à la suppression des tâches manuelles répétitives.
Réduction des risques : les règles de sécurité et de confidentialité sont renforcées, les accès sont maîtrisés et les actions sont tracées, ce qui permet de respecter les normes de conformité (RGPD, LPD, ISO…).
Processus optimisés : grâce à l’automatisation des tâches métier (traitement des factures, gestion RH, validation de contrats), vous accélérez les prises de décision et fluidifiez la circulation des documents.
Une meilleure collaboration : les membres de vos équipes peuvent interagir simultanément sur un même fichier, depuis différents lieux, en toute sécurité. Le travail collaboratif devient plus simple et plus efficace.
Le rôle central des e-mails dans un projet de GED
Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique des documents (GED) ?
Le rôle central des e-mails dans un projet de GED
Les e-mails représentent aujourd’hui une part importante de la documentation professionnelle. Ils contiennent des informations clés, des décisions, des documents joints, des échanges contractuels ou des confirmations essentielles.
Dans une gestion électronique des documents bien structurée, les e-mails ne sont plus simplement archivés dans les boîtes personnelles des collaborateurs. Ils sont capturés automatiquement, indexés selon leur objet, leur émetteur ou leur contenu, et classés au bon endroit au sein du système GED.
Cette intégration permet :
Une centralisation des échanges avec les clients, fournisseurs et partenaires
Un accès rapide aux documents associés
Une traçabilité conforme aux exigences légales
Une réduction des doublons et des pertes d’information
Doc.SERIES propose des modules compatibles avec Outlook ou Gmail permettant de faciliter la gestion des e-mails au sein même de votre environnement documentaire.
L’archivage électronique : une brique essentielle de la GED
L’archivage électronique est un pilier de toute stratégie de gestion documentaire. Il ne s’agit pas uniquement de stocker des fichiers, mais de garantir leur pérennité, leur lisibilité dans le temps, leur authenticité et leur valeur probante.
Une solution de GED conforme aux normes d’archivage électronique vous permet :
- D’archiver automatiquement les documents dans un format standardisé (PDF/A)
- D’assurer la conservation légale des documents sensibles pendant la durée requise
- De garantir que le contenu n’a pas été modifié
- De retrouver les documents archivés en quelques clics, même après plusieurs années
L’archivage électronique concerne aussi bien les factures que les contrats, les courriers, les documents RH ou les correspondances clients. Avec Doc.SERIES, chaque document est archivé selon des règles précises, avec un horodatage, un historique des versions et un contrôle strict des droits d’accès.
Une solution adaptée à chaque service de l’entreprise
La modularité d’un logiciel GED permet de couvrir les besoins spécifiques de tous les départements :
Pour la direction financière : traitement des factures fournisseurs, suivi des validations, rapprochement bancaire
Pour les ressources humaines : gestion des dossiers collaborateurs, contrats de travail, bulletins de paie
Pour le service juridique : versionnage des contrats, échéanciers, suivi des clauses
Pour le service commercial : centralisation des documents clients, des offres et devis
Pour le service administratif : circulation des courriers, accès aux documents officiels
Pour la direction générale : pilotage des documents stratégiques et conformité
Fonctionnalités avancées pour une GED intelligente et performante
Doc.SERIES propose une suite complète d’outils pour répondre à l’ensemble des cas d’usage métier :
Classement automatique basé sur l’intelligence artificielle
Traitement des fichiers entrants (papier, fax, e-mails, PDF)
Recherche sémantique et plein texte
OCR pour reconnaissance des champs dans les documents scannés
Signature électronique qualifiée
Indexation intelligente
Connexion à vos systèmes ERP, CRM et bureautique (Microsoft Office, Outlook)
Application mobile pour accéder aux documents en déplacement
Mises à jour automatiques et supervision centralisée
Chaque module (Doc.Import, Doc.Capture, Doc.VPrinter, Doc.Convert, Doc.Mobility, etc.) vient enrichir la solution pour la rendre plus souple, plus rapide et mieux intégrée à vos outils existants.
Une mise en œuvre progressive, accompagnée et personnalisée
Un projet GED réussi repose sur une méthodologie claire et adaptée à votre structure. Doc.SERIES propose un accompagnement sur mesure à chaque étape :
Analyse de vos besoins documentaires
Conception du système et choix des fonctionnalités
Paramétrage des règles de classement et de validation
Import des documents existants
Formation de vos collaborateurs
Suivi post-installation et évolution des usages
La réussite d’un tel projet repose sur l’adhésion des utilisateurs, la clarté des processus, et la qualité du conseil. Nous mettons tout en œuvre pour garantir une prise en main simple, une intégration fluide et une amélioration tangible de votre organisation documentaire.
Transformez votre gestion documentaire en levier de performance
En intégrant une solution complète de gestion électronique des documents, votre entreprise gagne en productivité, en fluidité et en fiabilité. Vous créez un environnement de travail où l’information circule mieux, où les documents sont accessibles à tout moment, et où les équipes peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.
Que vous soyez une PME, une collectivité, un grand groupe ou une structure en transformation, la GED représente aujourd’hui une composante incontournable de toute stratégie numérique.
Pour découvrir comment Doc.SERIES peut répondre à vos besoins spécifiques, améliorer votre gestion documentaire et simplifier vos processus, notre équipe est à votre disposition pour vous présenter une démonstration personnalisée et vous accompagner dans la mise en œuvre d’une solution adaptée à vos objectifs.